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公司组织架构调整及工作交接手册

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在公司组织架构调整和新领导上任接管团队的过程中，制定一个详细的工作交接方案可以确保平稳过渡，维护团队效率和士气。以下是一个详细的工作交接方案，包括任务列表、交接内容和沟通技巧。

一、工作交接方案总体流程

  1. 交接前准备：交接计划制定、明确交接范围、文件及知识资料整理。
  2. 交接会及沟通：组织交接会议，正式交接文件，安排部门内外的沟通。
  3. 后续跟进与反馈：定期跟进交接进度，反馈情况并解决可能存在的疑问。

二、详细任务列表及安排

任务 负责人员 时间节点 说明
1. 制定交接计划 原领导 + 新领导 T-2 周 制定详细的交接计划，涵盖职责、任务、沟通安排等。
2. 文件资料整理 原领导 T-2 周至T-1 周 整理并存档工作文件、项目进度、关键决策文件等。
3. 团队任务分解及分配 原领导 + 新领导 T-1 周 列出团队每个成员的职责和任务，将工作状态明确标注。
4. 团队成员1对1沟通 原领导/新领导 T-1 周 与团队成员沟通，了解其需求、想法和挑战。
5. 交接会及工作汇报 原领导 + 新领导 T 日（交接日） 正式召开交接会议，向新领导介绍团队、项目和目标，签署交接文件。
6. 项目及客户沟通 原领导 + 新领导 T+1 周至T+2 周 与相关项目成员、合作伙伴及客户沟通，确认交接无误。
7. 效果评估及反馈 新领导 + 原领导 T+3 周 跟进交接效果，解决新领导反馈的疑问或困难。

三、交接内容

  1. 工作职责和关键任务
    • 列出原领导的主要工作职责、涉及的关键项目、KPI指标。
    • 列出每个团队成员的职责范围和主要任务，确保新领导了解团队配置及分工。
  2. 团队介绍
    • 对每个成员的背景、技能、近期表现、职业发展需求和关注点做简要说明。
    • 记录团队的动态，包括团队凝聚力、当前挑战、主要成就等。
  3. 项目和流程
    • 当前项目状态：列出项目的进度、关键里程碑、截止日期和风险点。
    • 决策流程：明确部门的决策流程及标准工作流程（如审批、评估、报告等）。
  4. 重要文件和知识库
    • 包括：项目文件、会议纪要、培训材料、供应商协议等。
    • 建议建立一个数字化的知识库（如SharePoint或Confluence），供团队随时访问。
  5. 合作关系及沟通记录
    • 列出关键合作方（如供应商、客户、其他部门）及其联系信息。
    • 提供重要沟通记录，包括客户反馈、合作协议和待解决事项。
  6. KPI与目标
    • 介绍部门的关键绩效指标和年度目标，包括未完成的任务和业绩考核指标。
  7. 当前问题及未决事项
    • 列出当前工作中的挑战及其影响，汇报尚未解决的关键问题。

四、交接会的安排与沟通技巧

  1. 准备交接会：提前通知所有相关人员，确保出席。提供会议议程及交接资料。
  2. 交接会中沟通要点：
    • 清晰地说明交接范围，让新领导有全面的认知。
    • 强调团队的优势和潜在挑战，以帮助新领导掌握团队情况。
    • 保持积极和支持的语气，表明对新领导的支持，给团队信心。
  3. 1对1沟通会：
    • 新领导可逐一与团队成员沟通，了解他们的工作内容和诉求。
    • 开放式沟通：让团队成员自由表达他们的担忧和期望，有助于新领导更好地理解团队。
  4. 与外部合作方沟通：
    • 准备与合作方的简要介绍，确认后续沟通流程。
    • 强调新领导的管理风格及目标，保持合作关系的顺畅过渡。

五、后续跟进与反馈机制

  1. 每周进度会：在交接后的第一个月安排每周进度会，跟进交接进展和新领导的适应情况。
  2. 建立反馈渠道：安排与团队成员的定期反馈会（如月度反馈），新领导可以了解成员的意见和问题。
  3. 适应期复盘：在交接后一个季度内进行适应期复盘，对交接过程进行总结并记录可优化的部分，为未来的交接提供参考。

六、总结

通过以上方案，可以确保领导交接过程中的清晰沟通、系统化的任务交接和支持性反馈，从而为新领导的上任提供充分的支持，帮助团队顺利过渡，确保业务的连续性和团队的士气。